Travailler en collaboration sur PowerPoint : mode d’emploi

La création d’une présentation PowerPoint se fait bien souvent en équipe pour permettre d’échanger des idées et de coupler les stratégies. L’émulation du groupe crée l’intelligence collective si nécessaire pour marquer les esprits et faire naître de grandes idées. Cette synergie du groupe demande des interactions, du partage d’information, une méthode au moins similaire de travail. Le bénéfice à collaborer n’est plus à démontrer.

Seulement voilà, il y a la théorie, puis, il y a la pratique. Tous les outils ne permettent pas une collaboration fluide. Surtout lorsqu’il s’agit de réaliser une présentation. Si travailler en équipe et simultanément sur une même présentation PowerPoint vous intéresse, nous nous chargerons dans cet article de vous expliquer comment le faire.

PowerPoint est souvent comparé à Google Slides justement en opposant l’argument du travail en simultané. Heureusement, notre logiciel préféré s’est mis à la page il y a quelques temps déjà. Cette nouveauté de la Suite Office vous permet de travailler en team sur un même support.

Pour dire adieu au patchwork de présentations, suivez le guide.

Comment collaborer sur PowerPoint ?

Partagez votre présentation

Afin de démarrer le travail en équipe, vous devez utiliser OneDrive : le stockage en ligne de la Suite Office. Ce service vous permet d’accéder à vos fichiers à partir de n’importe quel appareil connecté (somme toute un cloud).

1. Pour commencer, il faut créer un lien et partager votre présentation. Cliquez sur le bouton “Partager“ tout en haut à droite de votre fenêtre PowerPoint. C’est à ce moment-là qu’il faudra enregistrer la présentation dans OneDrive.
2. L’étape suivante consiste à envoyer une invitation aux personnes via votre base de contact. Vous pouvez aussi copier/coller le lien créé et l’envoyer aux membres de votre équipe.

Travaillez en simultané

Les personnes qui ouvriront votre lien pourront travailler avec vous sur votre présentation de façon simultanée. Elles pourront ajouter, modifier, supprimer des slides en fonction des autorisations que vous aurez préalablement paramétrées.

Vous pouvez observer les utilisateurs entrants ou sortants sur votre document dans l’angle supérieur droit du ruban PowerPoint.

En enregistrant votre document, les modifications apportées par vos collaborateurs seront prises en compte.

Nous savons que la clé de l’efficacité du travail en équipe réside dans la communication entre les membres. C’est pour cela qu’il nous paraît important de souligner qu’en travaillant sur la présentation, vous pouvez aussi ouvrir une conversation avec les membres directement via PowerPoint. Ainsi, vous avancerez plus efficacement ensemble.

TIPS : Obtenez la réponse rapide à vos questions sur une slide en particulier

En travaillant collectivement, vous pouvez demander de l’aide à un collaborateur sur une slide en particulier. Sans réaliser toutes les étapes précédemment vues, vous pouvez tout simplement envoyer le lien d’une slide spécifique et demander de l’aide ou simplement un avis.

Faites un clic droit dans votre tri de slide à gauche et cliquez sur “Lien vers cette diapositive”. Ainsi en copiant le lien, votre collaborateur aura accès en premier à la slide sélectionnée.

Conclusion

Pour finir cet article, nous vous suggérons de prendre en main cet outil avant de l’implémenter sur un gros projet de présentation. Cela vous permettra d’habituer vos équipes au chat de Powerpoint et d’être plus agiles dans vos travaux collaboratifs.

Enfin, pour en savoir davantage sur les fonctionnalités astucieuses et méconnues de PowerPoint, rendez-vous dans cet article.

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