Raccourcis PowerPoint : les fonctionnalités au bout des doigts !

Malgré les stéréotypes simplistes qui lui collent à la peau, l’outil de présentation PowerPoint reste un incontournable pour vos présentations professionnelles. Nous avons déjà eu l’occasion de vous prouver, à travers plusieurs articles et réalisations que PowerPoint peut vous permettre de convaincre votre auditoire et reste votre plus fidèle allié en toutes circonstances. 

Un Projet de Présentation PowerPoint à réaliser rapidement ?

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Comment gagner du temps sur PowerPoint ? 

Aujourd’hui nous allons vous montrer que grâce à quelques raccourcis PowerPoint,   il est possible de repousser les limites de vos présentations pour les faire sortir du côté scolaire que l’on souhaite trop souvent leur donner.

Vous êtes désormais convaincu et vous voilà désormais prêt à réaliser votre propre présentation PowerPoint. Votre masque PowerPoint a été créé, vous avez assimilé les conseils de nos experts : il est temps de vous lancer. 

Minute papillon ! On a encore quelques petites astuces PowerPoint à vous partager. Eh oui, comme PhotoShop, Illustrator ou tout autre logiciel de création, PowerPoint dispose de quelques raccourcis clavier qu’il est intéressant de connaître avant de se lancer. Ils vous permettront effectivement de gagner un temps précieux dans la manipulation du logiciel.

5 raccourcis clavier PowerPoint :

1. La gestion des fichiers
2. Les essentiels
3. L’affichage
4. Les textes
5. Le diaporama

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La gestion des fichiers sur PowerPoint

Les raccourcis PowerPoint de base

On commence avec des basiques, qui sont les mêmes que pour beaucoup d’autres logiciels. Créer un nouveau document (CTRL+N), ouvrir un document existant (CTRL+O), enregistrer votre document (CTRL+S… mais à la boite à slides, nous sommes davantage partisans du « Enregistrer sous » (CTRL+SHIFT+S) qui permet de conserver les versions antérieures de notre travail), fermer le classeur actif (CTRL+W) et fermer PowerPoint (CTRL+Q).

Les essentiels

Les raccourcis clavier PowerPoint les plus utiles pour la mise en forme

Nul besoin de s’attarder sur les classiques copier (CTRL+C), couper (CTRL+X) et coller (CTRL+V). Mais nous allons vous présenter leurs dérivés, bien moins connus, qui peuvent s’avérer très utiles. 

• Il est par exemple possible de copier la mise en forme d’un objet (couleur de remplissage, couleur et épaisseur du contour, typo,…). Il faudra pour cela utiliser les commandes CTRL+MAJ+C sur la mise en forme de base et CTRL+MAJ+V sur la forme de destination. 
• Il est aussi possible d’ouvrir la boîte de dialogue de collage spécial d’un simple raccourci (CTRL+ALT+V) pour spécifier le format dans lequel vous souhaitez coller votre élément (slide, texte ou objet). 
• Autre indéboulonnable que l’on ne vous présente plus, le CTRL+Z, pour annuler une action (dans une limite de 20 actions). 
• À son opposé, le CTRL+Y permet de refaire une action annulée, mais aussi (bien plus utile !) de reproduire la dernière opération effectuée. 

Explications : après avoir dupliqué une forme par l’action combinée de la touche CTRL et d’un déplacement de votre souris, il vous suffit d’utiliser CTRL+Y (ou son petit frère F4) pour dupliquer de nouveau cette forme à équidistance de la précédente (à l’infini). Cela fonctionne également avec le style d’un texte par exemple. Après avoir passé un texte en rouge, il vous suffira de sélectionner un autre texte et d’utiliser l’une de ses deux commandes magiques pour passer le texte en rouge. 

Pratique ! Mais attention, le CTRL+Y (ou F4) garde en mémoire exclusivement la toute dernière action. Donc si vous souhaitez passer l’ensemble d’un texte en rouge et que vous faire un CTRL+A, la dernière commande en mémoire sera le CTRL+A et non plus le changement de couleur du texte.

CTRL+A, une astuce PowerPoint essentielle pour gagner du temps !

En parlant du CTRL+A, saviez-vous qu’il permet à la fois de sélectionner l’ensemble d’un texte dans une zone de texte (en pointant le curseur dans ladite zone de texte), l’ensemble des éléments d’une slide (en pointant le curseur dans une slide), l’ensemble des slides de la présentation (en mode trieuse) ou l’ensemble du texte de la présentation (en mode plan) ?

Raccourci PowerPoint de Recherche : le fameux CTRL+F

Un incontournable pour retrouver rapidement une information dans votre présentation, l’outil Rechercher (CTRL+F) balaie l’ensemble de votre document. Très utile à la boite à slides pour traquer les « double-espaces» qui se seraient glissés dans votre PowerPoint, l’outil Remplacer (CTRL+H) permet comme son nom l’indique de rechercher et remplacer très facilement un texte.

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L’Affichage

Afficher les repères sur PowerPoint 

S’il est parfois pratique d’avoir des traits de repères pour contrôler les alignements de vos éléments sur la slide, ces pointillés peuvent aussi s’avérer perturbateurs dans l’aperçu de votre disposition. Pas de panique, le bouton F9 est là pour vous sauver ! Il est en effet très facile de faire apparaître/disparaître la grille (MAJ+F9) et les repères (ALT+F9).

Raccourci de Zoom sur PowerPoint

Autre indispensable en termes d’affichage : le zoom / dézoom grâce à l’action combinée de la touche CTRL et de la molette de votre souris. Pour la petite astuce, sachez qu’en sélectionnant préalablement un élément de la slide, le zoom se fera sur l’élément sélectionné. 

Vous souhaitez modifier une disposition dans votre masque ? L’accès au masque se fait déjà très rapidement grâce à notre ruban personnalisé (Comment ça vous ne l’avez pas encore ? Contactez-nous…). Mais il est aussi possible d’y accéder rapidement en utilisant votre clavier (CTRL+MAJ+1). 

Enfin, voici deux actions, moins souvent sollicitées, mais bien utiles à connaître : développer / réduire le ruban de PowerPoint (CTRL+F1). Basculer entre les volets miniatures et mode plan (CTRL+MAJ+TAB) : une astuce PowerPoint qui vous fera gagner un temps précieux ! 

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Les textes

Les raccourcis PowerPoint pour les textes de vos présentations !

Les raccourcis les plus utiles et les plus fréquemment utilisés seront sans doute celle que vous connaissez déjà : mettre un texte en gras (CTRL+G*), en italique (CTRL+I) ou en souligné (CTRL+U). Mais il en existe pléthore d’autres, insoupçonnées, qui peuvent vous faire gagner un temps précieux. Au premier rang desquels nous retrouvons le passage d’un texte en exposant (CTRL+=) ou en indice (CTRL+MAJ++). Celles-ci vous éviteront donc de passer par la fenêtre de dialogue Police. Une fenêtre à laquelle vous accédez également rapidement (CTRL+T) afin d’entrer davantage dans le détail de la hauteur des caractères et de l’interlettrage.

À la boite à slides, nos collaborateurs usent beaucoup des deux outils suivants : le changement rapide de casse (MAJ+F3) et le passage à la ligne dans un paragraphe, qui permet de faire passer un texte à la ligne suivante sans créer une nouvelle puce (MAJ + Entrée).

Gestion des textes dans les masques PowerPoint 

Lorsque nous créons un masque pour nos clients (en voici un exemple avec le masque PowerPoint pour la Caisse d’Epargne), les zones prédéfinies de textes sont parfaitement réalisées et permettent de jongler entre différents niveaux. Pour ce faire, il suffit d’utiliser la touche TAB pour augmenter d’un niveau dans le texte à puces et MAJ+TAB pour le diminuer.

Enfin, l’alignement de vos paragraphes de textes est aussi accessible par des raccourcis clavier : centrez-les (CTRL+E), justifiez-les (CTRL+J), alignez-les à gauche (CTRL+L, comme « left ») ou alignez-les à droite (CTRL+R, comme « right »).

Le diaporama

Commençons par le commencement : pour lancer votre diaporama depuis la première slide (peu importe l’endroit où vous vous situez dans la présentation), appuyez tout simplement sur la touche F5. Ensuite, vous pourrez à tout moment en sortir en utilisant la touche Échap.

À chaque situation son raccourci PowerPoint 

• La première : vous avez avancé dans votre présentation et répondez désormais aux questions de votre auditoire. Une personne vous questionne alors sur un graphique de la slide 5. Tapez le chiffre 5 et faites « entrée » Magie, vous voilà en slides 5. Sans avoir perdu un temps précieux à faire des retours en arrière avec la flèche de gauche.

• La deuxième : vous souhaitez marquer une pause dans la présentation et attirer l’attention de l’auditoire sur vous et votre discours plutôt que ce qui s’affiche à l’écran. Utilisez la touche b (comme « black ») pour afficher un écran noir ou la touche w (comme « white ») pour afficher un écran blanc. Appuyez de nouveau sur b ou w pour reprendre le cours de votre présentation PowerPoint.

• La troisième : vous souhaitez mettre l’accent sur un élément en particulier de la slide affichée à l’écran. Malheureusement, vous ne disposez pas de pointeur laser. Transformez le pointeur de votre souris en stylo-feutre (CTRL + P) et dessinez directement sur la slide. Effacer ensuite votre gribouillage en appuyant simplement sur la touche E (comme « eraser »).

Bonus : la touche ALT

Appuyez une fois sur cette touche ALT et vous verrez apparaître des carrés noirs comportant des lettres ou des combinaisons de lettres et de chiffres au niveau du ruban. Utilisez alors la combinaison de votre choix pour atteindre l’action ou le menu souhaité : les raccourcis PowerPoint les plus pratiques pour gagner du temps ! 

Exemple : dans le cas présent, l’action ALT+F permettra d’accéder au menu “Fichier”

*Attention : certaines actions peuvent être modifiées selon la langue paramétrée sur votre ordinateur. Par exemple, passer un texte en gras ne se fera plus par un CTRL+G mais par un CTRL+B (pour « Bold »)

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