Top 10 des outils PPT

Réaliser une présentation Powerpoint, c’est apporter à votre speaker un complément visuel à ses propos. Elle renforce le message auprès de l’audience en captant son attention. Chaque slide apporte en une image la synthèse d’une idée, déploie le fil conducteur de votre communication. Mais maîtriser le logiciel n’est pas inné.

A la boite à slide, nos experts l’utilisent quotidiennement et le connaissent sur le bout des doigts. Alors, pour vous aider à l’apprivoiser et à améliorer vos présentations PowerPoint, voici notre Top 10 des outils PPT :

01. Reproduire la mise en forme

Sélectionner le texte ou l’objet ayant la mise en forme à copier
Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Reproduire la mise en forme
Utiliser le pinceau pour surligner une sélection de texte ou un objet afin d’en reproduire la mise en forme

Encore plus pratique : double-cliquer sur Reproduire la mise en forme pour reproduire la mise en forme autant de fois que souhaité. Cliquer sur Echap pour arrêter l’application de la mise en forme

02. Personnaliser le ruban

Cliquer sur Fichier, Options et choisir Barre d’outils d’Accès rapide
Ajouter les outils les plus fréquemment utilisés. On vous conseille notamment :
– Alignements
– Premier plan / Arrière plan
– Outils rognage
– Grouper

03. Insérer des images gratuites

Dans l’onglet développeur, cliquer sur Compléments
Choisir Store
Comme nous le suggérions dans un précédent article sur les banques d’images gratuites, rechercher Pexels ou Pixabay
Cliquer sur Ajouter
Dans Insertion, un onglet s’est ajouté à droite
Effectuer une recherche classique d’image suivant
Cliquer sur l’image pour l’insérer à votre PowerPoint

04. Utiliser le volet de sélection

Dans l’onglet Accueil, sélectionner Organiser, puis Volet de sélection.

Le volet de sélection apparaît sur la droite du document, permettant d’explorer facilement les éléments présents sur la slide. Cliquer sur l’œil pour masquer / afficher un élément.

Cliquer deux fois de suite sur le nom d’un élément pour le renommer. Déplacer les éléments vers le haut ou vers le bas pour les faire avancer ou reculer en premier-plan ou arrière-plan. Une astuce vitale pour vos nerfs lorsque vous devez animer une slide complexe !

05. Organiser le document avec des sections

Faire un clic droit entre les slides souhaitées et sélectionner Ajouter une section
Une section sans titre est ajoutée dans le volet Miniatures et la boite de dialogue Renommer la section s’ouvre
Entrer le nom de la section et cliquer sur Renommer
Pour réduire une section, cliquez sur le triangle à côté de son nom. Un chiffre s’affiche alors à côté du nom de la section. Il indique le nombre de diapositives qu’elle contient
Il est alors facile de déplacer ou supprimer la section de slides

06. Afficher le document en Noir et Blanc

Dans le but de préserver notre planète (et de faire des économies) il est utile de ne pas gaspiller toute l’encre de l’imprimante, lorsqu’il est nécessaire d’imprimer une présentation PowerPoint. Pour ce faire :

Dans l’onglet Affichage, cliquer sur Noir et Blanc
Parcourir le document à la recherche des éléments à forte prédominance de noir et les sélectionner
Choisir Nuance de gris clair
Imprimer la présentation en Noir et Blanc

07. Incorporer les polices

Lorsqu’une présentation est le fruit d’un travail collaboratif, elle sera amenée à être ouverte sur différents postes. Or, l’utilisation d’une police spécifique risque de ne pas fonctionner sur les écrans de tous les collaborateurs si celle-ci n’est pas installée dans tous les ordinateurs. Il est possible d’y remédier en incorporant les polices à la présentation :

Cliquer sur Fichier, Options
Dans Enregistrement, cocher Incorporer les polices dans ce fichier. (Nécessite d’opter pour une typo en format TTF avec pour propriété “installable”)

08. Afficher / Masquer les repères

Dans l’onglet Affichage, sélectionner Repères (Ctrl + F9) pour afficher les lignes horizontale et verticale, pratiques pour aligner les éléments sur la slide

09. Utiliser le mode présentateur

Pour une prise de parole réussie, il est important de s’entraîner auparavant, afin de bien connaître sa présentation et contrôler le temps passé sur chaque slide. Pour ce faire, dans l’onglet Diaporama, cocher la case Utiliser le mode Présentateur

Lorsque la présentation se joue sur l’écran principal, le mode présentateur activé sur l’écran secondaire vous permet d’accéder à de nombreux outils, tels que le pointeur laser, le chronomètre, l’aperçu de la slide suivante, les notes, etc…

10. Utiliser les transitions Morphose

Une transition Morphose (compatible avec la version 2016 et ultérieures) vous permet d’animer le passage en douceur d’une diapositive à l’autre. Le principe est de faire déplacer les éléments de la première slide à leur emplacement sur la deuxième slide

Un tutoriel complet et détaillé de cette fonction est disponible sur le Support Microsoft

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