À quoi servent les masques de diapositives ?

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Les 7 formats de fichiers PowerPoint à connaître (et leurs secrets)

Vous devez effectuer une présentation commerciale devant des clients importants ou animer une réunion efficace ? PowerPoint est l’outil indispensable… Mais aussi le plus redouté !

Rassurez-vous, La boite à slides va faire de vous des maîtres Jedi de la présentation PowerPoint.

Aujourd’hui nous nous arrêtons sur les formats de fichiers. Parmi les 7 principaux formats proposés par PowerPoint, chacun a ses propres avantages et inconvénients.

Grâce à cet article, vous allez connaître et comprendre leurs principales fonctionnalités pour cerner parfaitement leur utilité et les utiliser au mieux.

Une des clés pour gagner un temps précieux lors de la préparation et captiver votre auditoire le jour J.

Comment bien débuter une présentation PowerPoint ?

Un format de fichier c’est quoi ?

Un format de fichier permet de désigner un type de fichier et d’enregistrer ce fichier avec la bonne extension.

Un fichier PowerPoint comme n’importe quel autre fichier informatique comprend 2 parties : son nom suivi d’un point et d’une extension à trois ou quatre caractères qui permet de savoir à quel type de fichier on a à faire.

L’extension va permettre de communiquer avec votre ordinateur. Ce dernier va ainsi reconnaître le logiciel qui a créé le fichier afin de pouvoir l’ouvrir.

Exemple : “présentation.ppt” indique à votre ordinateur que le logiciel PowerPoint peut ouvrir ce fichier.

Limpide non ?

Quels sont les différents formats de fichiers Powerpoint ?

Comme nous le disions en introduction, on dénombre 7 formats principaux de fichiers powerpoint : le ppt, le pptx, le pptm, le ptom, le pot, le ppsx, le ppsm.

Zoom sur leur fonction, leurs avantages et inconvénients.

Le format ppt

Le “.ppt” est l’extension la plus ancienne du fichier de base powerpoint car elle correspond à la version 97-2007 du logiciel de la suite Office éditée par Microsoft.

Le format ppt est celui qui est le plus utilisé quand on veut créer une présentation PowerPoint. Il comporte en général plusieurs diapositives ou pages, chacune avec sa propre mise en forme et ses propres données.

Une présentation pourra donc contenir plusieurs éléments sur les diapositives : des images, du texte, du contenu audio ou vidéo, des graphiques, des liens hypertextes ou encore des animations.

Grâce au format ppt, vous pourrez à votre gré :

  • Déplacer ou modifier chaque diapositive afin de personnaliser votre présentation
  • Adapter votre présentation ppt à un ordinateur, un rétroprojecteur ou un événement en ligne.
  • Imprimer votre présentation pour distribuer une trame à votre auditoire (lors d’une formation par exemple)

Le format pptx

L’extension “.pptx” est l’évolution du “.ppt” à partir de la version 2007 du logiciel. Il a donc les mêmes fonctions que son prédécesseur, à savoir le stockage de données variées sur les diapositives d’une présentation.

Il repose sur l’Open XML et utilise la compression ZIP. Oui c’est un peu du charabia. En langage de tous les jours ça se traduit par les avantages suivants :

Le pptx a une taille de guêpe

Les fichiers .pptx sont incroyablement compacts car ils sont compressés automatiquement et peuvent réduire leur taille jusqu’à 75% grâce à la technologie de compression zip. Ce qui signifie donc que :

  • vous pouvez envoyer plus facilement les .pptx par mail ou sur les réseaux : un vrai gain de temps et de productivité
  • votre fichier est intelligent : il se décompresse automatiquement à l’ouverture et de compresse à l’enregistrement.

Le pptx est un dur à cuir

Si l’un de ses composants est endommagé (comme un graphique par exemple), vous pourrez quand même l’ouvrir.

Le pptx est discret comme un agent secret

Vous souhaitez garder confidentielles certaines informations d’entreprises telles que le nom de l’auteur, les commentaires ou les chemins d’accès au fichier? Le pptx les gardera secrètes grâce à l’Inspecteur de document.

 

Le pptx parle plusieurs langues

Grâce à l’Open XML, les informations présentes sur un fichier pptx peuvent être lues dans une autre application métier qu’ Office. Plus besoin de traducteur.

Seul inconvénient du format pptx? Même s’ il peut intégrer des macros, il ne pourra pas les exécuter.

Le format pptm

A l’instar du format pptx, le format pptm utilise ZIP et XML pour compresser et organiser les données sur un seul et même fichier.

L’avantage majeur du pptm sera de pouvoir exécuter des macros, cette fonction étant le talon d’Achille du format pptx.

Très utile si vous souhaitez automatiser des tâches fréquentes pour gagner du temps et réduire le risque d’erreurs.

Le format potm

Encore un format qui prend en charge les macros. Sa spécificité ? Vous pourrez l’utiliser pour enregistrer un modèle de présentation qui servira de patron pour créer d’autres présentations ultérieures.

Vous pouvez donc à partir d’un fichier au format potm créer plusieurs fichiers pptm. Un format utilisé par des utilisateurs de Powerpoint déjà chevronnés.

À quoi servent les masques de diapositives ?

Le format pot

Vous ne tomberez sur un fichier au format pot que si vous utilisez une ancienne version de Powerpoint (97 à 2003).

Le format ppsx

Contrairement au format pptx, le format ppsx est conçu uniquement pour lire une présentation PowerPoint, telle qu’un diaporama par exemple, sans avoir la possibilité de la modifier.

Le format ppsm

Le format ppsm fonctionne comme le format ppsx à cette différence près qu’il prend en charge les macros.

Comment changer le format d’un fichier PowerPoint ?

Convertir un fichier PowerPoint peut-être utile selon l’utilisation que vous souhaitez en faire.

Le format pdf est très apprécié car il permet un partage rapide. Il est aussi très simple et peut être lu sur tous les supports.

Que ce soit pour un format pptx ou ppt, vous pouvez procéder de plusieurs façons :

  • Via le menu Fichier > enregistrer sous : il vous suffit de choisir l’extension via la boîte de dialogue.
  • Via le menu Fichier > exporter
  • Via Google Drive, vous pouvez convertir votre fichier au format Google Slides

A noter !

De nombreux autres formats sont aussi disponibles comme le MP4, le JPG ou encore le WMV.

Une agence PowerPoint pour vous conseiller sur les formats

La boite à slides est une agence spécialiste dans le conseil aux entreprises sur PowerPoint.

Le choix d’un format de fichier PowerPoint peut avoir un impact selon les vecteurs de communication ou de présentation de ce dernier.

C’est la raison pour laquelle nos experts accompagnent nos clients sur les formats de fichiers qui correspondent à leurs besoins, leurs contraintes techniques et leurs enjeux.

 

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