Comment structurer vos présentations PowerPoint ?

Les décisions importantes et les moments-clés de la vie d’une entreprise impliquent presque toujours une présentation PowerPoint : achat ou vente importante, levée de fonds, événement, évolution stratégique, bilan annuel, …

Selon le contexte, la présentation PPT aura pour but de convaincre l’audience, de vendre un produit, de transmettre une idée ou encore de justifier un changement.

Dans tous les cas, pour atteindre vos objectifs, vous devez optimiser la structuration de votre présentation.

La réussite de votre présentation dépend en effet largement de la manière dont vous organisez vos idées, vos arguments pour convaincre et engager vos publics. C’est d’autant plus vrai lorsque vous vous adressez à des audiences de décideurs qui assistent parfois à plusieurs présentations par semaine, voire par jour lors des appels d’offres.

Dans cet article, nous vous livrons nos conseils pour créer des présentations efficaces et atteindre vos objectifs dans différents contextes de présentation.

Structurer une présentation : l’importance du travail préparatoire

La structuration de votre présentation commence bien avant d’ouvrir PowerPoint pour composer des slides.

En amont, la présentation PPT (comme toute action de communication) débute par un exercice stratégique qui consiste à bien définir :

• La cible : profil, problématiques, freins, motivations, attentes par rapport à ma prise de parole, niveau de décision, …
• L’objectif : qu’est-ce que j’attends de cette proposition ? Quelle est l’action ou la réaction visée à l’issue de la présentation ?
• Le cadre de diffusion : dans quelle situation la présentation a-t-elle lieu (lieu, nombre de participants, …) ?
• Le timing : L’attention dure 35 minutes, donc il faut faire le tri, prioriser les messages et ne pas submerger l’auditoire d’informations. Pour ce faire, l’idéal est de se fixer un objectif de nombre de slides à ne pas dépasser (en moyenne, on est à 1 slide toutes les deux minutes, en fonction du contenu).

C’est logique. Avant de vous interroger sur la manière dont vous allez délivrer votre message, le rendre intelligible, impactant, mémorable, vous devez d’abord travailler sur le message lui-même. Cette phase préliminaire consiste précisément à définir vos messages-clés et les arguments associés en fonction de la cible, des objectifs et du contexte de présentation.

Une fois que vous comprenez les besoins fonctionnels mais aussi émotionnels et sociaux de votre cible, vous pouvez structurer votre présentation pour y répondre.

Envisagez votre présentation comme un storytelling entre un point de départ et, à l’arrivée, l’action que vous attendez de votre audience.

Au démarrage, vous devez partir d’un point d’accord. L’idéal est de susciter l’adhésion avec un constat partagé par votre audience pour les amener pas à pas vers votre conclusion. Ensuite, chaque argument est un jalon qui vous amène de votre point A à votre point B.

Une fois que vous avez établi les points de départ et d’arrivée et les étapes intermédiaires, il vous reste à créer le scénario. A ce stade, vous pouvez agencer vos idées, vos arguments et mettre en place l’histoire que vous voulez raconter à votre public. Vous pouvez adopter des tactiques de storytelling en plaçant vos participants au cœur de l’histoire et en leur montrant comment vous les aidez à franchir les obstacles jusqu’à la résolution finale.

Et enfin, arrivé là, vous allez pouvoir déterminer précisément ce que vous allez écrire et les visuels à montrer aux participants.

Comment structurer une présentation commerciale ?

La présentation commerciale PowerPoint répond à un objectif : vendre.

Pour ce faire, vous devez convaincre votre interlocuteur que votre solution est la meilleure réponse à la problématique qu’il rencontre.

En termes de structuration, le point d’entrée réside donc dans le besoin du client et les difficultés qu’il rencontre pour le satisfaire.

Par exemple, si vous proposez une solution d’emailing, vous pouvez insister sur des « points de douleur » comme le temps perdu dans la conception graphique des emails, les problèmes de délivrabilité ou encore la difficulté pour le client à suivre ses performances.

Une fois que le client a acquiescé sur un constat partagé, vous devez lui montrer que votre offre résout son problème et lui exposer les bénéfices.

Reprenons notre exemple.

Votre solution propose des templates d’emails ou du « drag & drop » pour faciliter la conception. Vos équipes gagnent du temps et les designs sont plus professionnels. Votre technologie aide les expéditeurs à passer à travers des filtres antispam. Vous améliorez votre délivrabilité et touchez plus de contacts à chaque envoi. Votre outil propose des tableaux de bord pour suivre vos indicateurs de performance. Vous détectez des axes d’amélioration et progressez en continu.

Enfin, dans une présentation commerciale, vous devez aussi montrer en quoi vous êtes légitime pour accompagner le client en utilisant des éléments de réassurance, par exemple des références clients, le nombre de clients que vous équipez, …

Comment structurer une présentation corporate ?

La présentation corporate PowerPoint (ou présentation d’entreprise) a pour objectif de légitimer la position de l’entreprise sur son marché.

Par rapport à la présentation commerciale, elle s’adresse à une audience plus variée. Selon les situations, vous pourrez l’utiliser pour présenter l’entreprise à des partenaires potentiels ou à de nouveaux collaborateurs en interne, par exemple.

Souvent, la présentation corporate est un point d’entrée. Elle doit donc être courte et percutante.

Mais la difficulté est de prioriser les informations pertinentes parmi la masse d’informations et de documents disponibles en interne.

Pour structurer votre présentation, nous recommandons de partir de la stratégie de l’entreprise et de sa position sur son marché pour affirmer son identité puis de sélectionner les arguments qui justifient son positionnement.

Par exemple, vous réalisez une présentation d’entreprise pour une banque engagée dans la transition écologique. Votre stratégie consiste à engager des clients soucieux de l’impact de leur argent sur la planète et à soutenir des projets respectueux de l’environnement. Pour légitimer votre position, vous allez donc évoquer l’impact environnemental des projets soutenus par les acteurs bancaires traditionnels et affirmer, arguments à l’appui, en quoi vous vous différenciez de ce modèle.

Comment structurer une présentation pour un événement ?

La présentation événementielle se distingue par son contexte. Elle se déroule devant une audience plus fournie, avec une dimension performative plus prononcée.

Qu’elle s’inscrive dans un événement porté par votre entreprise ou que vous interveniez dans un événement en tant qu’invité, vous devez captiver et engager votre public pour rendre vos messages mémorables.

Dans le contexte d’un événement, vous devez tenir compte du fait que l’attention des participants n’est pas constante. Pour gérer l’attention du public entre temps forts et temps calmes, il est important de mettre l’accent sur les éléments importants du discours et de scénariser les moments-clés.

Privilégiez des slides courts et un rythme dynamique et pensez à soigner les effets d’annonce. Vous pouvez par exemple intégrer des animations à votre présentation pour souligner le discours, mettre en valeur un produit ou une innovation.

Comment structurer une présentation stratégique ?

La présentation stratégique vise à convaincre une audience de la nécessité d’un changement. Elle s’adresse souvent aux collaborateurs en interne, et parfois à des partenaires extérieurs.

Par exemple, elle peut porter sur une restructuration, de nouvelles opportunités de marché ou de co-développement. En interne, elle peut aussi servir à présenter le fonctionnement d’un service ou la mise en place de nouveaux process aux autres services de l’entreprise. Par exemple, si le service comptable modifie en profondeur la gestion des notes de frais, le nouveau process peut faire l’objet d’une présentation.

En termes de structure, vous pouvez commencer par démontrer les risques et menaces associés au statu quo. Détailler les conséquences négatives de l’inertie aide votre audience à prendre conscience de l’urgence de la situation et à envisager votre proposition de changement comme une libération.

Dans un second temps, vous allez donc présenter l’opportunité de changement que vous avez identifiée. Puis vous allez dérouler les arguments qui rendent ce changement désirable. Pour ce faire, vous devez démontrer que le changement est nécessaire, inéluctable, bénéfique pour l’organisation collectivement mais aussi spécifiquement pour chacune des parties prenantes impliquées.

Enfin, il est temps de décrire les étapes du nouveau plan d’action. Cette étape permet de convaincre l’audience que le plan d’action est réalisable et qu’il apportera les résultats attendus.

Structurer sa présentation, c’est établir le cheminement le plus logique entre l’état actuel de l’audience et l’objectif vers lequel on veut l’emmener.

Cela nécessite de bien connaître les spécificités et également le cadre de diffusion de chaque type de présentation et de maîtriser les stratégies de présentation.

La structuration d’une présentation ne s’improvise pas. Il est souvent judicieux de faire appel à des experts pour obtenir un résultat optimal.

Des experts du message et de la conception de présentations pourront vous aider à concevoir une présentation claire, efficace et esthétique pour maximiser vos chances de succès.