Pourquoi avez-vous besoin d’un chef de projet PPT

Un projet PPT implique à la fois les équipes du client et des équipes de production.

La communication et la bonne coordination entre toutes ces parties prenantes sont essentielles à la réussite du projet. D’un côté, les équipes de production doivent comprendre les besoins, les objectifs, les contraintes du client vis-à-vis de sa présentation. De l’autre, il est important que le client comprenne les étapes de production, les livrables qu’il va recevoir, le temps nécessaire pour les produire, …

Le chef de projet PPT joue un rôle de chef d’orchestre entre toutes les parties impliquées dans le projet. Il recueille le besoin client et garantit la prise en compte de ses enjeux. Il est l’interlocuteur privilégié du client et des équipes de production. Il pilote la production et s’assure de la qualité du rendu.

A la boite à slides, nous sommes convaincus que le chef de projet joue un rôle crucial pour offrir au client une présentation qui répond pleinement à ses attentes.

“Je tiens à souligner votre professionnalisme et votre réactivité.”
Faïza Boufroura – Responsable Valorisation des données chez AAA Data

On vous explique pourquoi dans cet article.

Les missions du chef de projet PowerPoint à la boite à slides

Le recueil des besoins client

Lorsque vous contactez la boîte à slides pour un projet PowerPoint, le chef de projet est systématiquement le premier interlocuteur auquel vous avez affaire et il le restera jusqu’à la fin de votre projet.

Dans les 24 heures suivant votre demande, il revient vers vous et entame une démarche exploratoire pour préciser le périmètre de votre projet :

• Quels sont précisément vos besoins ?
• Quel est le contexte de votre demande ?
• Quels sont vos objectifs et enjeux de présentation ?
• Dans quel cadre la présentation sera-t-elle utilisée ?
• Quel est votre cahier des charges (délais, budget, charte graphique, …) ?

Lors de ce premier échange, le chef de projet est à l’écoute de vos enjeux et de vos attentes. Son expérience des projets PPT et sa maîtrise des enjeux lui permettent de challenger vos besoins. Son objectif est d’avoir une vue d’ensemble de tous les éléments pour établir la proposition qui répondra à vos objectifs.

A l’issue de cette phase exploratoire, le chef de projet vous présente, dans les 48 heures, une proposition d’accompagnement détaillée.

Pour vous aider à vous projeter, il vous présente des extraits de projets similaires réalisés pour d’autres clients et vous détaille chaque intervention du projet, et le temps à prévoir.

Cet échange permet de s’assurer de la bonne compréhension du brief et de le faire évoluer si besoin.

La planification

Compte tenu de son expérience et de son expertise sur les projets PPT, le chef de projet comprend très vite les contours des projets. Il est donc en mesure de déterminer rapidement le budget, le planning et les ressources nécessaires à leur bonne réalisation.

Régulièrement, les besoins en présentation sont liés à une deadline stricte. La présentation s’inscrit dans le cadre d’un événement, par exemple, ou les équipes de ventes ont besoin d’une présentation commerciale pour vendre une nouvelle fonctionnalité dont la date de sortie est déjà fixée.

Le chef de projet est le maître des horloges. Il dimensionne le planning et les équipes de production pour répondre à la demande dans les délais impartis.

En amont, il anticipe pour assurer la bonne fluidité du projet. Par exemple, il prévient le client que les décisionnaires devront être présents au brief créatif pour valider les attentes graphiques. Il anticipe ainsi toutes les pertes de temps potentielles pour garantir la continuité du travail.

Durant le projet aussi, le chef de projet rappelle au client les rendez-vous prévus et, si nécessaire, il peut décaler le planning pour s’adapter aux impératifs du client.

Le pilotage opérationnel

Le chef de projet constitue et briefe l’équipe projet (designers, concepteurs-rédacteurs, …). Il est le garant de la bonne transmission aux équipes de production des éléments validés avec le client.

Il répartit les tâches, fixe les délais, fournit les ressources nécessaires et échange régulièrement avec les membres de l’équipe. Et, lorsque la présentation est en cours de réalisation, il pilote le travail des équipes pour assurer la qualité de la présentation (sens du message et design) et le respect du cahier des charges du client.

Bonjour Charlotte,
C’est bien reçu et OK pour moi !
Merci encore pour la qualité de l’accompagnement et, surtout, ta réactivité !

Mathieu Gueguen – Responsable Evènements & Sponsoring Groupe – Krys Group

Le contrôle qualité

Avant de partager un livrable au client, le chef de projet contrôle la qualité des éléments graphiques et éditoriaux. Il s’assure que la présentation soit bien en phase avec tous les éléments du brief initial validé avec le client.

Le chef de projet est garant de la qualité du livrable. Il réalise donc une relecture pointue de tous les slides en tenant compte de plusieurs paramètres :

• contenus
• sens du message
• homogénéisation
• rigueur
• respect de la charte graphique

La relation de confiance avec le client

De la demande initiale à la fin du projet, le chef de projet est l’interlocuteur dédié du client.

Certaines agences n’ont pas de chefs de projet. Ce sont leurs graphistes qui sont en lien avec les clients. A la boîte à slides, toutes les demandes clients passent systématiquement par le chef de projet afin de garder les équipes de production concentrées sur leurs missions.

Le chef de projet apporte au client un confort supplémentaire en termes de relation et d’expertise. Après un premier projet, le chef de projet aura la mémoire, l’historique du client et veillera à ce que tous les points d’attention, les enjeux soient respectés à chaque nouvelle collaboration. La relation de confiance se noue sur le long terme et la satisfaction client augmente encore sur la durée.

Nos chefs de projet travaillent en binôme avec les graphistes :

• Le chef de projet gère la partie organisationnelle. Il apporte un regard extérieur, une prise de recul par rapport à la production.
• Le graphiste est concentré sur les messages du client et la créativité.

Le chef de projet fait le lien entre le client et les équipes. Il porte en interne la voix du client. C’est aussi lui qui présente et recommande au client les solutions, les partis pris proposés par les équipes. Il lui appartient ensuite de recueillir le feedback client et de débriefer les équipes pour optimiser et finaliser la présentation.

La dimension commerciale

A la boite à slides, chaque chef de projet gère un portefeuille client.

A chaque nouveau projet, le client confie son besoin à un interlocuteur dédié, ce qui permet d’entretenir la relation, la mémoire des projets passés et d’accélérer la démarche.

Par exemple Charlotte, notre responsable projets accompagne tous les projets de Candriam depuis 2017. Isis a accompagné le groupe URW pendant 9 ans.

Les qualités du chef de projet à la boite à slides

L’empathie

Le chef de projet PowerPoint joue un rôle-clé pour instaurer une relation de confiance entre le client et la boite à slides.

Tout s’est très bien passé merci !
Vous avez été extrêmement patients et réactifs au regard des multiples modifications apportées par les équipes de Radio France (multiples puisque vous avez géré des interlocuteurs dans toutes les chaines).

Peggy Dreyer – Responsable communication institutionnelle – Radio France

Il doit faire preuve d’empathie pour comprendre les besoins du client et les enjeux de la présentation.
Outre les enjeux professionnels, il doit aussi saisir les implications plus personnelles liées à la présentation : comprendre qui est le vrai décisionnaire, l’utilisateur du support, quelle est la place du demandeur dans le projet, comment s’organise le processus de validation du côté du client.

Cela passe par une capacité d’écoute active mais aussi par la détection de signaux qui, correctement interprétés et synthétisés, contribueront à assurer la fluidité du projet.

Le chef de projet a également un rôle de réassurance. Il reformule et challenge les demandes du client pour orienter le projet dans la bonne direction. Par son expertise, il montre au client que sa présentation est entre de bonnes mains. Au-delà de l’expertise, son sens du relationnel lui permet de créer une connexion émotionnelle avec son client.

La pédagogie

Les clients n’ont pas tous le même niveau de maîtrise des présentations PowerPoint et de leurs enjeux. Ils ne sont pas non plus forcément habitués à travailler avec des partenaires extérieurs.

Le chef de projet doit donc adapter son discours au niveau de maturité de son client et à ses « craintes ». Son discours doit transpirer l’expertise mais il doit aussi vulgariser certains éléments techniques complexes pour qu’ils soient parfaitement compréhensibles pour le client.

Dans ses échanges avec les équipes de production, le chef de projet doit aussi porter de façon claire et précise la parole du client. Il lui appartient de veiller à ce que les équipes comprennent pleinement ses attentes.

L’organisation et la polyvalence

La gestion de projets PowerPoint requiert une large palette de compétences.
Dans une même journée, le chef de projet échange avec des clients, établit des propositions d’accompagnement, briefe les équipes de production, relit les projets en cours avant l’envoi aux clients… Et bien sûr, il travaille sur plusieurs projets de manière concomitante.

Pour planifier, piloter, superviser plusieurs projets à des stades d’avancement différents, le chef de projet doit faire preuve de polyvalence, de rigueur et d’organisation.

La réactivité

Gérer des projets, c’est prévoir mais c’est aussi réagir.

Si le projet ne se passe pas exactement comme prévu, le chef de projet doit être capable de rectifier le tir, de réajuster pour assurer une livraison optimale dans les meilleurs délais.

Il doit aussi être réactif dans :

• le traitement des demandes entrantes
• les réponses aux urgences auprès des clients quotidiens

L’expertise métier

A la boite à slides, le chef de projet est lui-même expert en présentation PowerPoint. Il connait parfaitement les enjeux, les étapes de conception et de réalisation des présentations.

Cette connaissance très pointue de PowerPoint est indispensable pour challenger les besoins du client et choisir les meilleures options pour optimiser les présentations.

L’adaptabilité

Chaque projet PPT est différent. Le chef de projet doit donc s’adapter à des demandes clients très différentes. Pas de recette-miracle, c’est la compréhension des enjeux et du contexte qui permettra de concevoir la bonne présentation pour chacun des clients.

Avec les chefs de projet de la boite à slides, vous êtes entre de bonnes mains.
En effet, le chef de projet PPT joue un rôle-clé dans la réussite de vos projets. La qualité de la relation, la prise en considération de tous vos enjeux par votre interlocuteur de référence sont des critères de choix prioritaires lorsque vous recherchez un partenaire pour vos présentations.

A la boite à slides, nos clients plébiscitent cette dimension d’accompagnement. C’est l’une des raisons pour lesquelles notre taux de fidélisation atteint les 85%.

Vous avez un projet de présentation ? Parlons-en.